Automatische boekingen controleren in Exact Online met AI
Scan & Herken en HandsFree maken fouten. Leer hoe je met AI in seconden controleert of je boekingen kloppen. Inclusief kant-en-klare prompts.
In het kort
- Automatische boekingen in Exact Online bevatten regelmatig fouten
- Met AI controleer je een hele week boekingen in 10 seconden
- Drie checks die je wekelijks zou moeten doen
- Inclusief kant-en-klare prompts die je direct kunt gebruiken
Scan & Herken en HandsFree zijn handige functies. Ze herkennen leveranciers, bedragen en BTW-codes automatisch. Maar ze maken ook fouten.
Een factuur van de catering wordt geboekt op kantoorbenodigdheden. Een privé-aankoop belandt op zakelijke kosten. De BTW-code klopt niet bij een buitenlandse leverancier.
Het vervelende: je merkt deze fouten vaak pas bij de kwartaalafsluiting. Of erger: je accountant vindt ze bij de jaarcontrole.
Vertrouw, maar verifieer
De oplossing is simpel. Controleer wekelijks je automatische boekingen. Niet handmatig door honderden regels scrollen, maar door het slim te vragen.
"Bekijk alle banktransacties van de afgelopen week. Zijn er boekingen op een ongebruikelijke grootboekrekening? Zijn er transacties boven de €500 die mogelijk verkeerd zijn geboekt?"
Je AI-assistent haalt alle transacties op, vergelijkt ze met het normale patroon en signaleert afwijkingen. In 10 seconden heb je een overzicht van verdachte boekingen.
Drie checks die je wekelijks zou moeten doen
1. Ongebruikelijke grootboekrekeningen
Als een boeking op een rekening staat die je zelden gebruikt, is er waarschijnlijk iets mis. Vraag:
"Op welke grootboekrekeningen is deze week geboekt die vorige maand niet werden gebruikt?"
2. BTW-codes controleren
Verkeerde BTW-codes zijn de meest voorkomende fout. Vooral bij buitenlandse leveranciers gaat het mis.
"Zijn er deze week inkoopfacturen geboekt met BTW-code 'hoog' van een buitenlands leverancier? Die zouden verlegd moeten zijn."
3. Grote bedragen dubbelchecken
Kleine fouten op kleine bedragen vallen in het niet. Focus op de grote bedragen.
"Welke boekingen van deze week zijn boven de €1.000? Geef per boeking de leverancier, het bedrag, de grootboekrekening en de BTW-code."
Wat levert het op?
Accountants schatten dat ze 2 tot 5 uur per week kwijt zijn aan het opsporen van fouten in automatische boekingen. Door wekelijks 5 minuten te investeren in deze controles, voorkom je dat fouten zich opstapelen.
Geen verrassingen meer bij de kwartaalafsluiting. Geen discussies met je accountant over foutieve boekingen. Gewoon een schone administratie.
Tip
Plan deze check elke maandagochtend in. Vijf minuten. Drie vragen. Klaar voor de week.
Laatst bijgewerkt: 7 februari 2026