Verwerkersovereenkomst

Hierna gezamenlijk "Partijen" en ieder afzonderlijk "Partij".

• A. Klant maakt gebruik van de dienst "Praat met je Boekhouding" van Chef Data (de "Dienst").
• B. Bij het leveren van de Dienst verwerkt Chef Data persoonsgegevens ten behoeve van Klant.
• C. Partijen wensen hun afspraken over de verwerking van persoonsgegevens vast te leggen conform artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

• 1.1 Begrippen in deze Verwerkersovereenkomst die in de AVG zijn gedefinieerd, hebben de betekenis zoals in de AVG bepaald.
• 1.2 Persoonsgegevens: alle persoonsgegevens die Chef Data verwerkt ten behoeve van Klant in het kader van de Dienst.
• 1.3 Sub-verwerker: een derde partij die Chef Data inschakelt voor de verwerking van Persoonsgegevens.
• 1.4 Datalek: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot Persoonsgegevens.

• 2.1 Onderwerp: Deze Verwerkersovereenkomst heeft betrekking op de verwerking van Persoonsgegevens door Chef Data ten behoeve van Klant in het kader van de Dienst.
• 2.2 Duur: Deze Verwerkersovereenkomst is van kracht zolang Chef Data Persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van Klant.
• 2.3 Beëindiging: Bij beëindiging van de Hoofdovereenkomst eindigt deze Verwerkersovereenkomst van rechtswege.

• 3.1 Chef Data verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
  • het ophalen van boekhouddata uit Exact Online via API;
  • het doorsturen van boekhouddata naar de AI-assistent die Klant gebruikt;
  • het bijhouden van gebruiksstatistieken (geanonimiseerd);
  • het beveiligen en onderhouden van de Dienst.
• 3.2 De aard van de verwerking betreft:
  • het tijdelijk in het geheugen laden van gegevens;
  • het transformeren van data naar AI-compatibel formaat;
  • het via beveiligde verbinding doorsturen naar AI-provider;
  • expliciet NIET: het permanent opslaan van boekhouddata.

5.1 Chef Data zal:

• a. Instructies naleven: Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van schriftelijke instructies van Klant, inclusief de instructies in deze Verwerkersovereenkomst, tenzij verwerking vereist is op grond van Unierecht of lidstaatrecht;
• b. Vertrouwelijkheid: ervoor zorgen dat personen die Persoonsgegevens verwerken zich hebben verbonden aan geheimhouding;
• c. Beveiligingsmaatregelen: passende technische en organisatorische maatregelen nemen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat past bij het risico (zie Bijlage 1);
• d. Sub-verwerkers: alleen Sub-verwerkers inschakelen met voorafgaande schriftelijke toestemming van Klant en onder dezelfde verplichtingen (zie Bijlage 2);
• e. Bijstand rechten betrokkenen: Klant bijstaan bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen tot uitoefening van hun rechten onder de AVG;
• f. Bijstand verplichtingen: Klant bijstaan bij het nakomen van verplichtingen uit artikelen 32-36 AVG;
• g. Verwijdering/retournering: na beëindiging alle Persoonsgegevens verwijderen of retourneren, naar keuze van Klant;
• h. Audits: Klant in staat stellen audits uit te voeren of te laten uitvoeren, en daaraan medewerking verlenen.

• 6.1 Chef Data informeert Klant zonder onredelijke vertraging, en in elk geval binnen 24 uur, nadat Chef Data kennis heeft gekregen van een Datalek.
• 6.2 De melding bevat tenminste:
  • een beschrijving van het Datalek;
  • de categorieën betrokkenen en geschat aantal;
  • de waarschijnlijke gevolgen;
  • de genomen of voorgestelde maatregelen.
• 6.3 Chef Data ondersteunt Klant bij het doen van meldingen aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen indien vereist.

• 7.1 Klant geeft Chef Data algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van Sub-verwerkers.
• 7.2 De actuele lijst van Sub-verwerkers is opgenomen in Bijlage 2.
• 7.3 Chef Data informeert Klant minimaal 14 dagen voorafgaand aan het inschakelen van een nieuwe Sub-verwerker.
• 7.4 Klant kan binnen 14 dagen na kennisgeving gemotiveerd bezwaar maken.
• 7.5 Chef Data legt aan Sub-verwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze Verwerkersovereenkomst.

• 8.1 Chef Data zal Persoonsgegevens niet doorgeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder passende waarborgen.
• 8.2 Ten aanzien van Anthropic (Sub-verwerker, VS):
  • Anthropic is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit)
  • Aanvullend zijn Standard Contractual Clauses (SCCs) van toepassing
  • Het DPA van Anthropic is automatisch geïncorporeerd in hun Commercial Terms
• 8.3 Ten aanzien van overige Sub-verwerkers: zie Bijlage 2 voor de toepasselijke waarborgen.

• 9.1 Klant garandeert dat:
  • een geldige rechtsgrondslag bestaat voor de verwerking;
  • betrokkenen zijn geïnformeerd conform artikelen 13/14 AVG;
  • Klant bevoegd is de Persoonsgegevens aan Chef Data te verstrekken;
  • de instructies aan Chef Data in overeenstemming zijn met de AVG.
• 9.2 Klant vrijwaart Chef Data voor claims van betrokkenen of derden die voortvloeien uit schending van de garanties in lid 1.

• 10.1 De aansprakelijkheid van Chef Data onder deze Verwerkersovereenkomst wordt beheerst door de aansprakelijkheidsbepalingen in de Algemene Voorwaarden.
• 10.2 Partijen zijn ieder aansprakelijk voor hun eigen AVG-boetes.
• 11.1 Bij strijdigheid tussen deze Verwerkersovereenkomst en de Algemene Voorwaarden prevaleert deze Verwerkersovereenkomst.
• 11.2 Op deze Verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
• 11.3 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam.

Technische maatregelen

Specifieke maatregel: geen opslag boekhouddata