Veilig AI Gebruik met je Boekhouddata
Privacy best practices per AI-provider
Hoe het werkt
Wanneer je een vraag stelt over je boekhouding:
Jij → AI-assistent → Onze API → Exact Online
↓
Je boekhouddata
↓
Jij ← AI-assistent ← Onze API ← Belangrijk: Je data gaat naar de AI-provider die jij kiest. Wij hebben daar geen controle over zodra de data onze API verlaat.
Quick Start Checklist
Voordat je begint met je boekhouddata en AI:
Basis (iedereen)
Zakelijk gebruik AANBEVOLEN
Gevoelige data
Waarom een Zakelijk Abonnement?
Consumer accounts (gratis/Plus) zijn NIET geschikt voor boekhouddata.
| Risico bij consumer account | Oplossing met zakelijk abonnement |
|---|---|
| Data kan voor training worden gebruikt | Standaard geen training |
| Geen verwerkersovereenkomst | DPA automatisch inbegrepen |
| Geen certificaten voor audits | SOC 2 rapport opvraagbaar |
| Lange/onduidelijke data opslag | Korte retentie, ZDR beschikbaar |
Prijzen zakelijke abonnementen
| Provider | Abonnement | Minimum | Prijs |
|---|---|---|---|
| Claude | Team | 1 gebruiker | $30/gebruiker/maand |
| ChatGPT | Team | 2 gebruikers | $30/gebruiker/maand |
| Copilot | Business | 1 gebruiker | $19/gebruiker/maand |
Minimum gebruikers? Deel met collega's!
Sommige Enterprise plannen vereisen een minimum aantal gebruikers. Slimme oplossing: Deel met collega's in je netwerk!
- Collega-accountants of -boekhouders
- Kantoorgenoten of maatschapsleden
- Bevriende financieel adviseurs
Claude (Anthropic) Aanbevolen
Claude via onze API biedt uitstekende privacy defaults voor zakelijk gebruik.
Wat Anthropic NIET doet met je data:
- Geen training op API/Team/Enterprise data
- Geen delen met derden (behalve sub-processors)
- Geen opslag langer dan 30 dagen (standaard)
Aanbevolen instellingen:
Geen actie nodig voor standaard API-gebruik. Data wordt niet voor training gebruikt.
Abonnementen vergelijking
| Feature | Free | Pro | Team | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| Training op data | Opt-out | Opt-out | Nee | Nee |
| Data retentie | 30+ dagen | 30+ dagen | 30 dagen | 0 dagen (ZDR) |
| SOC 2 rapport | Nee | Nee | Ja | Ja |
| DPA/Verwerkersovereenkomst | Nee | Nee | Ja | Aangepast |
Links: Privacy Policy Trust Portal
ChatGPT (OpenAI)
ChatGPT vereist handmatige opt-out voor sommige features.
Wat je MOET checken:
- Open Settings → Data controls
- Zet "Improve the model for everyone" → UIT
- Optioneel: "Chat history & training" → UIT
Let op verschil:
| Account type | Training opt-out | Data retentie |
|---|---|---|
| Free/Plus | Handmatig uitzetten | 30 dagen |
| Team | Standaard uit | 30 dagen |
| Enterprise | Standaard uit | Configureerbaar |
| API | Standaard uit | 30 dagen |
Links: Data Controls Enterprise Privacy
GitHub Copilot
Copilot is primair voor code, maar kan ook boekhouddata verwerken als je dit in prompts/context meestuurt.
Aanbevolen instellingen:
- Ga naar github.com/settings/copilot
- Zet "Allow GitHub to use my code snippets for product improvements" → UIT
- Voor organisaties: stel org-wide policy in
Copilot Business vs Individual:
| Feature | Individual | Business |
|---|---|---|
| Code suggestions training | Opt-out mogelijk | Standaard uit |
| Organization policies | Nee | Ja |
| Audit logs | Nee | Ja |
Google Gemini
Gemini biedt goede privacy wanneer je het via Google Workspace gebruikt. Het gratis account gebruikt je data standaard voor training.
Wat je MOET checken:
- Open Gemini Apps Activity op myactivity.google.com
- Zet "Gemini Apps Activity" → UIT voor zakelijk gebruik
- Overweeg Google Workspace Business voor enterprise-grade privacy
Verschil per account type:
| Account type | Training opt-out | Data retentie |
|---|---|---|
| Gratis | Handmatig uitzetten | Tot 18 maanden |
| Workspace Business | Standaard uit | Configureerbaar |
| API (Vertex AI) | Standaard uit | Configureerbaar |
Links: Gemini Privacy Workspace Security
Lokale Modellen Maximale privacy
Lokale modellen (Ollama, LM Studio, llama.cpp) bieden maximale privacy.
Voordelen
- Data verlaat je machine niet
- Geen afhankelijkheid van externe policies
- Volledige controle
Nadelen
- Minder krachtige modellen
- Technische setup vereist
- Hardware requirements (8GB+ RAM)
Aanbevolen modellen voor boekhouden:
- Llama 3.1 8B - Goede balans kwaliteit/snelheid
- Mistral 7B - Snel en efficiënt
- Qwen2 7B - Goed met cijfers
Setup met Ollama:
# Installeer Ollama
curl -fsSL https://ollama.com/install.sh | sh
# Download model
ollama pull llama3.1:8bVeelgestelde Vragen
"Slaan jullie mijn boekhouddata op?"
Nee. Wij functioneren als doorgeefluik. Data gaat van Exact Online naar je AI-provider zonder dat wij het opslaan.
"Wordt mijn data gebruikt om AI te trainen?"
Dat hangt af van je AI-provider en instellingen:
- Claude API: Nee (standaard)
- ChatGPT: Alleen als je opt-out niet hebt aangezet
- Lokaal: Nee
"Wat als ik een verwerkersovereenkomst heb met mijn klanten?"
Dat is jouw verantwoordelijkheid om te beoordelen. Wij bieden een pass-through dienst. Check of je gekozen AI-provider past binnen je verwerkersovereenkomsten.
"Welke provider raden jullie aan voor maximale privacy?"
- Lokale modellen - geen data naar externe servers
- Claude API - goede defaults, EU adequaatheidsbesluit
- OpenAI API - goed, maar check settings
"Is een gratis account goed genoeg?"
Nee, niet voor zakelijke boekhouddata. Gratis accounts:
- Kunnen je data gebruiken voor AI-training
- Bieden geen verwerkersovereenkomst
- Hebben geen certificaten voor audits
- Geven je geen controle over data retentie
Investeer in een zakelijk abonnement - het verschil is 20-30 euro/maand en dat is het waard voor de privacy van je klanten.
"Hoe vraag ik een SOC 2 certificaat op?"
Voor Anthropic (Claude):
- Ga naar trust.anthropic.com
- Klik op "Request Access"
- Teken de NDA digitaal
- Ontvang het rapport binnen 1-2 werkdagen
Dit rapport kun je gebruiken voor je eigen ISO-certificering, audits door klanten, en je compliance dossier.
Updates
We houden deze gids up-to-date bij wijzigingen in provider policies.
| Datum | Provider | Wijziging |
|---|---|---|
| Jan 2026 | - | Initiële versie |
Laatste update: januari 2026