BTW Overzicht Exact Online Exporteren naar Google Sheets | Workflow

Het Probleem: BTW Voorbereiding Kost Te Veel Tijd

Elk kwartaal hetzelfde ritueel. Je opent Exact Online, navigeert naar rapporten, stelt filters in, exporteert naar CSV, importeert in Sheets en maakt het op.

Een halfuur later ben je klaar met iets dat eigenlijk 2 minuten had moeten kosten.

De realiteit:

• 68% van ondernemers wacht tot de laatste week voor de BTW deadline
• Gemiddeld duurt BTW voorbereiding 45 minuten per kwartaal
• Handmatige exports leiden tot kopieerfouten en versieconflicten

Wat ga je maken?

Een workflow die:

1. Je BTW data ophaalt uit Exact Online via AI
2. De cijfers structureert per BTW-tarief (21%, 9%, 0%)
3. Exporteert naar Google Sheets in een overzichtelijke tabel
4. Klaar is voor controle door jou of je accountant

Tijdsinvestering: 15 minuten setup, daarna 30 seconden per kwartaal.

Wat Heb Je Nodig?

Optie A: ChatGPT Plus (Aanbevolen)

ChatGPT heeft Google Sheets als ingebouwde connector. Dit maakt de setup het makkelijkst.

Optie B: Claude Desktop

Claude heeft geen ingebouwde Google Sheets koppeling, maar je kunt dit oplossen via Zapier of een aparte koppeling.

Stap 1: Koppel Exact Online aan je AI

Eerst moet je AI toegang krijgen tot je boekhouddata.

Via ChatGPT:

1. Ga naar praatmetjeboekhouding.nl/connect
2. Klik op "Verbinden met Exact Online"
3. Log in met je Exact Online gegevens
4. Geef toestemming voor leestoegang
5. Kopieer de koppeling-URL (deze staat op je dashboard na het verbinden)
6. In ChatGPT: Settings → Connectors → Create
7. Plak de URL en klik "Create"

Via Claude Desktop:

1. Volg dezelfde stappen 1-5 voor de URL
2. Open je Claude Desktop configuratiebestand
3. Voeg de configuratie toe (zie documentatie)
4. Herstart Claude Desktop

Stap 2: Koppel Google Sheets aan je AI

Voor ChatGPT (Makkelijkst)

Google Sheets is een ingebouwde connector in ChatGPT:

1. Open ChatGPT → Settings → Connectors
2. Zoek "Google Drive" in de lijst (Sheets zit hierin)
3. Klik "Connect" en autoriseer je Google account
4. Klaar! ChatGPT kan nu spreadsheets lezen en maken

Voor Claude Desktop (via Zapier)

Claude heeft geen ingebouwde Sheets koppeling. De makkelijkste oplossing is via Zapier:

1. Ga naar zapier.com/mcp
2. Maak een account aan (of log in)
3. Klik "Add Action" en zoek naar "Google Sheets"
4. Voeg toe: "Create Spreadsheet Row in Google Sheets"
5. Autoriseer je Google account
6. Volg de instructies om de koppeling toe te voegen aan Claude

Stap 3: Test de Workflow

Open een nieuwe chat en test eerst of beide koppelingen werken.

Test 1: Exact Online verbinding

Je zou een overzicht moeten krijgen met af te dragen BTW, voorbelasting, en het nettobedrag.

Test 2: Google Sheets verbinding

Als beide tests werken, ben je klaar voor de echte workflow.

Stap 4: Exporteer je BTW Overzicht naar Sheets

Nu het magische gedeelte. Typ de volgende prompt:

Haal mijn BTW overzicht op voor Q4 2025 uit Exact Online en exporteer dit naar een nieuwe Google Spreadsheet.

Maak een tabel met:
- Verkopen per BTW tarief (21%, 9%, 0%)
- Totaal verkopen
- Inkopen (voorbelasting)
- Per saldo af te dragen BTW

Noem de spreadsheet "BTW Overzicht Q4 2025"

De AI zal:

1. Je BTW data ophalen uit Exact Online
2. De bedragen structureren per tarief
3. Een nieuwe Google Spreadsheet aanmaken
4. De data netjes in een tabel zetten
5. Je een link geven naar de spreadsheet

Uitgebreide prompt (voor meer detail):

Haal mijn complete BTW overzicht op voor Q4 2025 en exporteer naar Google Sheets.

Ik wil graag:

Tabblad 1 - Samenvatting:
- Verkopen per BTW tarief met bedragen en BTW
- Inkopen voorbelasting
- Netto BTW positie
- Vergelijking met Q3 2025

Tabblad 2 - Detail Verkopen:
- Top 10 facturen op BTW bedrag
- Klant, factuurnummer, datum, bedrag, BTW

Noem het bestand "BTW Voorbereiding Q4 2025"

Pro Tips

Tip 1: Maak een Template Spreadsheet

Werk je elk kwartaal met dezelfde structuur? Maak een template spreadsheet en vraag de AI om de data daarin te plaatsen:

Tip 2: Voeg Validatie Toe

Laat de AI ook controleren of de cijfers kloppen:

Tip 3: Deel Direct met je Accountant

Veelgestelde Vragen

Klopt de BTW berekening altijd?

De AI haalt de exacte data op uit je Exact Online administratie. De cijfers zijn dus zo accuraat als je boekhouding. Controleer altijd de cijfers in Exact Online voordat je aangifte doet.

Kan ik dit ook met andere spreadsheet software?

Momenteel werkt deze workflow met Google Sheets. Microsoft Excel Online ondersteuning is in ontwikkeling. Je kunt de Google Sheet wel downloaden als .xlsx.

Werkt dit ook met meerdere administraties?

Ja. Als je meerdere administraties hebt gekoppeld, specificeer dan welke: "Haal de BTW data op voor administratie 'Holding BV' en exporteer naar Sheets"

Is mijn data veilig?

Ja. We slaan geen financiele data op. Alle verzoeken gaan real-time naar Exact Online en Google. De verbinding is read-only naar Exact en versleuteld via HTTPS.

Hoeveel kost dit?

• Praat met je Boekhouding: Gratis tot 60 vragen per maand
• ChatGPT Plus: EUR 20/maand (inclusief Sheets connector)
• Claude Pro + Zapier: EUR 20-25/maand + Zapier taken

Gerelateerde Workflows

Als je deze workflow nuttig vindt, bekijk dan ook:

Aan de Slag

1. Maak gratis account - Verbind je Exact Online
2. Test de BTW vraag - "Wat is mijn BTW positie dit kwartaal?"
3. Koppel Google Sheets - Via ChatGPT of Zapier
4. Exporteer - Gebruik de prompts uit dit artikel

Heb je vragen over de setup? Stuur ons een bericht of bekijk de FAQ.

Meer informatie

• ChatGPT Connectors - hoe koppelingen werken
• Zapier: Verbind duizenden apps met AI
• Onze setup handleiding voor Claude Desktop

Laatst bijgewerkt: 4 februari 2026